Poświadczanie kopii wpisów do księgi protokołów notarialnych

12 marca 2021

Niekiedy notariusz może otrzymać od społeczeństwa prośbę o kopię lub uwierzytelnioną kopię jednej lub więcej czynności notarialnych, które notariusz uprzednio dokonał i zapisał w swoim dzienniku notarialnym (zwanym również księgą zapisów, rejestrem lub dziennikiem). Na przykład, członek rodziny kwestionuje testament, który został sporządzony dwa lata wcześniej, więc inny członek rodziny prosi o kopię zapisanego aktu notarialnego, aby zweryfikować wiarygodność testamentu.

Albo, być może małżonka twierdzi, że jej podpis został sfałszowany na pełnomocnictwie, które jej mąż wykorzystał do sprzedaży wspólnie posiadanej nieruchomości, a teraz, jako dowód w sprawie sądowej, potrzebuje uwierzytelnionej kopii wpisu do księgi notarialnej dotyczącego dokumentu pełnomocnictwa.

Sposób postępowania notariusza w tego typu sprawach jest bardzo ważny. Na żądanie dostarczenia uwierzytelnionego odpisu wpisu lub umożliwienia wglądu do księgi notarialnej, każdy notariusz musi odpowiedzieć zgodnie ze stanowym prawem o notariacie, przepisami administracyjnymi i dyrektywami państwowego organu zlecającego.

Jeżeli prawo o notariacie stanowi, że rejestr notarialny jest informacją publiczną, notariusz musi w odpowiednim czasie odpowiedzieć na wnioski o kopie i wgląd do wpisów w dzienniku. Brak odpowiedzi na ważny wniosek o kopie lub wgląd do rejestru notarialnego może skutkować zawieszeniem lub odebraniem komisji notarialnej.

Na przykład, stany takie jak Teksas, Maryland i Kolorado uznają wpisy do księgi notarialnej za "informację publiczną", co oznacza, że czynności notarialne zapisane w dzienniku notarialnym muszą być udostępnione każdej osobie, która zażąda uwierzytelnionej kopii i/lub poprosi o wgląd do dziennika notarialnego. Ogólnie rzecz biorąc, prawo tych stanów nakłada na notariuszy obowiązek świadczenia tej usługi każdej osobie, która tego zażąda, po uiszczeniu opłaty.

Niektóre stany zapewniają swoim notariuszom instrukcje krok po kroku, jak postępować w przypadku wniosków o poświadczone odpisy i wgląd do ich dzienników notarialnych. W stanach Massachusetts i Mississippi osoba, która prosi o uwierzytelnioną kopię wpisu do księgi notarialnej, musi dostarczyć notariuszowi pisemny wniosek zawierający szczegóły danej czynności notarialnej. Aby notariusz spełnił prośbę, wnioskodawca musi:

1) przedstawić dostateczny dowód swojej tożsamości;

2) złożyć podpis na dzienniku notarialnym; oraz

3) podać miesiąc, rok, rodzaj dokumentu i nazwisko osoby, której dotyczyła czynność lub czynności notarialne.

Wnioskodawcy może być okazany tylko wpis lub wpisy określone we wniosku.

Żądanie wglądu do wszystkich stron dziennika notarialnego może być uwzględnione jedynie przez organy ścigania w przypadku wezwania sądowego lub gdy Urząd Wojewódzki nakaże notariuszowi wydanie dziennika. W innych krajach o taką kontrolę mogą wnioskować wyłącznie funkcjonariusze organów ścigania, w drodze wezwania sądowego lub przez Sekretarza Stanu. Notariusze w tych stanach są upoważnieni do odmowy dostępu do księgi notarialnej, jeżeli mają uzasadnione przekonanie, że wnioskodawca ma kryminalne lub szkodliwe intencje w żądaniu informacji.

Notariusze na Hawajach i w Kalifornii muszą stosować się do ścisłych procedur przy spełnianiu próśb o poświadczone kopie i/lub wgląd do ich rejestrów notarialnych. Na Hawajach, osoba może zapoznać się z księgami rejestrów notariusza poprzez złożenie pisemnego wniosku do Notary Public Program (NPP) w Departamencie Prokuratora Generalnego. Wniosek musi zawierać imię i nazwisko notariusza, rodzaj transakcji, datę i imię i nazwisko podpisującego. Zgodnie ze stroną internetową NPP, proces uzyskania żądanych kopii i/lub inspekcji akt notarialnych może potrwać chwilę, ponieważ dziennik notarialny może być przechowywany lub znajdować się w posiadaniu notariusza, co może wymagać skontaktowania się NPP z notariuszem.

Prawo stanowe wymaga wezwania do sądu lub nakazu sądowego przed zbadaniem dziennika notarialnego, a kontrola musi odbywać się w obecności notariusza. Jednakże notariusz jest zobowiązany do dostarczenia każdemu członkowi społeczeństwa kopii transakcji zawartej w dzienniku notarialnym, pod warunkiem, że pisemna prośba zawiera nazwiska stron, rodzaj dokumentu oraz miesiąc i rok, w którym transakcja została poświadczona notarialnie.

Notariusze w niektórych krajach nie są zobowiązani przez prawo o notariacie do zapisywania wszystkich czynności notarialnych w księgach notarialnych, niemniej jednak są do tego zachęcani przez organy zlecające w swoich państwach. Notariusze, którzy zdecydują się na prowadzenie ksiąg notarialnych w tych państwach, muszą zapoznać się z przepisami prawa danego państwa w celu ustalenia, czy ich wpisy w rejestrach notarialnych stanowią informację publiczną. Na przykład, niektórzy notariusze nie mogą sporządzać kopii wpisów w swoich dziennikach notarialnych, podczas gdy inni notariusze są zobowiązani do udostępniania kopii swoich rejestrów notarialnych jedynie Departamentowi Stanu na odpowiedni wniosek.

Ostatecznie, notariusze muszą zapoznać się ze swoimi statutami przewodnimi i organami zlecającymi w swoich stanach, aby określić właściwy sposób postępowania w przypadku, gdy osoby trzecie poszukują informacji z ich ksiąg notarialnych. Jeżeli prawo stanowe stanowi, że wpisy w księdze notarialnej są informacją publiczną, notariusze nadal są zobowiązani do zachowania ostrożności przy dostarczaniu uwierzytelnionych odpisów swoich aktów notarialnych, jak również w przypadku, gdy ich księgi notarialne są badane.

Niewykonanie jakiejkolwiek czynności nakazanej przez prawo o notariacie może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, zawieszeniem lub cofnięciem licencji notariusza.

Autor

Sebastian Owczyński

Redakcja gtk-adwokaci.pl

To może Cię zainteresować